Cuando una empresa decide que no quiere seguir gestionando internamente su departamento de informática, llega la siguiente pregunta: ¿cómo se contrata exactamente? Porque outsourcing IT hay de muchos tipos, y elegir el modelo equivocado es uno de los motivos por los que algunas empresas acaban frustradas con la externalización.
En este artículo no te vamos a explicar qué es el outsourcing (eso ya lo hemos hecho otras veces). Vamos a algo más útil: los tres grandes modelos que existen para contratarlo, en qué casos encaja cada uno y qué riesgos tiene elegir mal.
Modelo 1: la bolsa de horas
Qué es: contratas un paquete de horas mensuales o anuales que tu empresa puede consumir cuando las necesite. Si las usas, bien. Si no, se pierden o se acumulan según el contrato.
Para quién encaja bien:
- Empresas pequeñas con incidencias puntuales y poco volumen.
- Compañías con un perfil interno que se ocupa del día a día y solo necesita refuerzo en momentos concretos (una migración, un proyecto, un pico de trabajo).
- Negocios que prefieren un coste controlado y predecible sin comprometerse a una cuota mayor.
Lo que conviene tener en cuenta:
- El presupuesto se queda corto antes o después si la empresa crece y la tecnología se complica.
- Sirve para resolver problemas, no para prevenirlos. Las horas se gastan en apagar fuegos.
- Si llega una urgencia y has gastado las horas, hay que renegociar al vuelo.
En nuestra experiencia, este modelo funciona muy bien como punto de entrada cuando una empresa está empezando a externalizar. Es una forma de probar la relación con el partner sin grandes compromisos.
Modelo 2: el soporte gestionado a cuota fija
Qué es: una cuota mensual fija a cambio de un servicio definido: monitorización de la infraestructura, gestión de incidencias, mantenimiento preventivo, atención a usuarios, actualizaciones... Lo que entre o no entre se acuerda en el contrato.
Para quién encaja bien:
- Empresas medianas con una infraestructura estable que necesitan saber con certeza cuánto pagan al mes.
- Compañías que quieren pasar de "apagar fuegos" a "que las cosas funcionen siempre".
- Negocios donde el departamento financiero valora la previsibilidad de coste por encima de la flexibilidad de la bolsa de horas.
Lo que conviene tener en cuenta:
- Hay que leer bien qué entra y qué no entra en la cuota. La frustración suele venir de ahí.
- Funciona muy bien cuando la empresa tiene una relación de confianza con el partner. Si no, las dos partes acaban contando minutos.
- El partner debe aportar visibilidad: informes mensuales, indicadores de servicio, propuestas de mejora. Si no, te conviertes en cliente cautivo y eso no es bueno para nadie.
Es el modelo más extendido y, bien gestionado, el que mejor relación calidad-precio ofrece a una pyme media.
Modelo 3: la externalización completa del departamento IT
Qué es: delegas toda la función informática en el partner. Esto incluye no solo soporte y mantenimiento: incluye estrategia, decisiones de inversión, gestión de proveedores, formación al equipo, ciclo de vida del equipamiento... La empresa deja de tener un "responsable IT" interno (o lo mantiene en un rol más estratégico que técnico).
Para quién encaja bien:
- Empresas que han llegado a un tamaño donde la tecnología es crítica pero no quieren montar un departamento interno completo (con todo lo que eso supone: contratación, formación, retención, vacaciones...).
- Compañías que necesitan un nivel de profesionalización mayor del que pueden alcanzar con uno o dos perfiles internos.
- Negocios donde la tecnología no es el core, pero sí un habilitador clave.
Lo que conviene tener en cuenta:
- Es el modelo de mayor compromiso por ambas partes. Hay que elegir partner con cuidado, porque cambiarlo cuesta.
- Requiere madurez en el cliente: definir qué se externaliza, qué responsabilidades quedan internas y cómo se mide el servicio.
- Bien planteado, libera al equipo directivo de una preocupación que rara vez es su especialidad y le permite centrarse en el negocio.
Tres preguntas antes de elegir modelo
Cuando un cliente nos pregunta qué modalidad le conviene, le hacemos siempre tres preguntas:
- ¿Qué peso tiene la tecnología en tu día a día? Si la oficina se para cuando hay un fallo informático, no te conviene una bolsa de horas. Necesitas algo más sólido.
- ¿Tienes un perfil técnico interno? Si lo tienes, el modelo cambia: el partner es complemento. Si no, el partner asume el papel completo.
- ¿Qué prefieres optimizar: el coste o la tranquilidad? Las dos cosas no van siempre juntas. Hay que decidir.
A partir de ahí, la elección suele ser bastante clara.
Para terminar
No hay un modelo mejor que otro. Hay un modelo mejor para cada empresa, en cada momento. Y muchas veces, lo correcto es empezar por uno y evolucionar a otro a medida que la empresa crece y la relación con el partner se asienta.
En Iberiza llevamos más de 20 años acompañando a empresas en esa decisión, y trabajamos con las tres modalidades. Si quieres que revisemos juntos cuál encaja con la tuya, hablamos sin compromiso.